Spesso mi chiedono come sia lavorare freelance, se rispetto orari, abitudini e scadenze come se mi trovassi in ufficio. Non proprio. Ma come per una piccola azienda, anche io mi affido ad alcuni strumenti e regole utili per non perdere la concentrazione e per mantenere costante la produttività.

Ecco qui la mia top 10.

1. “Ancora cinque minuti!”

Con l’arrivo dell’estate, lo ammetto, faccio più fatica ad alzarmi e in generale dormirei sempre fino alle 10. La sveglia suona sempre alle 8.30, un buon compromesso. Non importa se vagherò per casa senza meta fino alle 11, per me è importante avere un orario di inizio per la mia giornata.

2. Traslocare, spesso

Ad un certo punto spengo il computer fisso e mi trasferisco con portatile, baracca e burattini sul balcone. Dalle 18 alle 20 sono super produttiva, complici venticello, tramonto e aria aperta. Cambiare aria e ambiente di lavoro aiuta, anche se si tratta di stanze diverse. Generalmente le due ore ‘conclusive’ le dedico a pianificazione, consegne più creative e formazione (dopo ve ne parlo).

3. Colazione, sempre

Se la salto, non riesco a concentrarmi. Il tempo che dedico alla colazione è la parte più importante della mia giornata, perché faccio mente locale sulle cose da fare, e mi studio la to-do list.

4. Un giorno dedicato alla contabilità, con Fattureincloud e Drive

Il venerdì è giorno di $$$. Preparo le fatture, i nuovi preventivi e faccio il punto sulla settimana. Compro le marche da bollo, stampo le fatture e inserisco ricevute, spese e scontrini nella mia tabella su Drive, dove tengo tutta la contabilità. Con Fattureincloud la mia vita è cambiata. Se siete freelance alle prime armi, oppure già avviati ma con un’allergia da numeri (vi viene l’orticaria solo a pensarci) iscrivetevi, non ve ne pentirete. Il/la vostro/a commercialista potrà seguirvi anche da lontano, e non dovrete presentarvi ogni anno con una pila di documenti stampati e ricoperti di briciole di biscotti (true story).

5. Due strumenti per raccogliere spunti e mettere ordine, Evernote e Pinterest

Evernote, strumento indispensabile per organizzare, raccogliere e pianificare. Pinterest funziona bene per creare moodboard. Ne preparo uno per ogni progetto o cliente.

6. Telefono sì, ma in silenzioso quando coltivo pomodori

Se non vi rispondo probabilmente sto A) mangiando B) lavorando in silenzioso. Alcuni progetti richiedono tutta la mia concentrazione, quindi durante i ‘picchi’ di produttività cerco di limitare al minimo le distrazioni e mi occupo di una cosa per volta. Ho provato con la tecnica del pomodoro, con me le mezz’ore non funzionano, quindi lavoro a ore. Dopo un’ora cerco di passare ad altro, per riprendere in mano la consegna più tardi. Staccare, anche per poco, mi aiuta a prendere le distanze dal progetto e a riguardarlo con occhi nuovi qualche ora dopo.

7. Potere agli snack

Che ve lo dico a fare? Fosse per me mangerei dalla mattina alla sera. Lo snack è una buona scusa per prendermi 5 minuti di pausa, fare due passi per casa, riflettere sul senso della vita, prendere fresco davanti al frigorifero. Le idee migliori mi vengono mentre sgranocchio barrette di sesamo e sono lontana dalla mia scrivania.

8. Scrum e Kanban board

No, queste non sono cose da mangiare. Si tratta di un metodo utile ad organizzare e tenere sotto controllo gli sviluppi di un progetto. La mia bacheca è suddivisa così:

Ho leggermente reinterpretato il senso della bacheca, ma l’utilità è la stessa. Nel backlog inserisco tutti i progetti in standby: chi non mi ha ancora dato conferma, obiettivi che voglio raggiungere ecc. Nella colonna ongoing: ciò a cui sto lavorando. Done: progetti conclusi e traguardi raggiunti. Unplanned: progetti che devono cominciare ma non so ancora come e quando. $, come li chiamerebbe Francesca Marano…i dollaroni che devono entrare alla fine di un progetto. Potete sperimentare questo sistema con Trello o Asana, oppure fare come me…lavagna bianca e grattacieli di post-it. Occhio alle folate di vento, settimana scorsa ho perso due settimane di lavoro.

9. Una passeggiata al giorno (o quasi)

Amo molto le lunghe camminate e ogni volta che mi avanza del tempo esco e cammino. Magari ne approfitto anche per fare la spesa, pranzare fuori o passare in libreria. Quando torno a casa dopo una buona passeggiata sono molto più produttiva.

10. Una spalla su cui piangere

Ho una vera e propria lista di persone che mi capiscono e lavorano nel mio ambito, oltre ai miei soci e colleghi. Con loro parlo ogni giorno e tiro sempre fuori nuove idee. Lo faccio anche online, per esempio con C+B e Super Good Life. Porti sicuri per chi si avventura nel mondo freelance.

11. Last but not least, tornare sui banchi (lo so, ho sforato, sarà l’allergia da numeri?)

Ci sono sempre cose nuove da imparare quando si avvia un business. Questa è senza dubbio la parte che preferisco: tenermi aggiornata, fare ricerca e partecipare a eventi/corsi del mio settore. Compagno inseparabile delle mie avventure il mio Kindle. Gli ultimi tre libri che ho letto: Chi ha paura del business plan (Francesca Marano), Tutto fa branding (Gioia Gottini), Diventa un Pioniere (Luca Panzarella). L’ultimo evento a cui ho partecipato: il Creativity Day di Roma.

Bonus

Ogni tanto stacco e dimentico tutto ciò che ho scritto. Mi prendo una giornata al mese, anche un giorno lavorativo, e faccio altro. Leggo un libro, me ne vado a zonzo per la città, dormo fino a tardi e mi sparo una maratona di serie tv. Ricarico le batterie e poi torno al lavoro più lanciata che mai.